Struktur

Vereinsstruktur und Unternehmenskultur

Das Wachstum der Tigerente zu einem Träger mit mittlerweile 4 Einrichtungen, macht auch einen Wandel der Strukturen notwendig. Während in den Zeiten, als es nur die "Große Tigerente" in Bergstedt gab, alle eine große Familie waren, sind nun übergeordnete Strukturen notwendig geworden. Die Ausgliederung von Buchhaltung und Geschäftsführung in eine externe Geschäftsstelle war ein großer Schritt für uns. Denn damit wurde nicht nur eine räumliche Trennung vom pädagogischen Betrieb eingeleitet, sondern auch die Unabhängigkeit und Gleichberechtigung der einzelnen Einrichtungen manifestiert. Jede Einrichtung hat nun eine eigene Leitung mit entsprechenden Stellvertretern und der dazugehörigen Verantwortung.

Die Kultur einer solidarischen Gemeinschaft wurde durch den Wandel von der reinen Elterninitiative zu einer Mitarbeiterinitiative manifestiert. Während die Geschäftsführung die einzelnen Einrichtungen koordiniert, setzt sich der Vorstand des Vereins aus den Leitern der einzelnen Einrichtungen zusammen und entlastet die Geschäftsführung.

Einen Überblick über die neuen Strukturen bietet das folgende Organigramm:

Ordnung muss sein: Tages- und Wochenplanung

Damit alles reibungslos läuft, immer genügend Pädagogen vorhanden sind und keine Kinder verloren gehen, haben sich einige Instrumente der Zeitplanung etabliert:

Listen, Listen, Listen, ... : Anwesenheit und Kontrolle

Wichtig ist der Überblick über Anwesenheit und Aufenthaltsort der Kinder. Zuständig für diesen Überblick ist im pädagogischen Betrieb der sogenannte Springer, bei welchem sich die Kinder an-, um- und abmelden sollen. Dem Springer Bescheid zu sagen, wenn man im Hort ankommt, auf den Schulhof oder nach Hause geht gehört zu den wenigen Pflichten der Kinder. Das System ist etabliert und funktioniert recht gut, da der Springer einen festen Platz im Eingangsbereich der Einrichtung hat, an dem die Kinder ständig vorbei kommen. Auch Neulinge verinnerlichen das Meldewesen durch das positive Vorbild der anderen Kinder sehr schnell.

Der Springer koordiniert mit seiner Übersicht auch den Tagesablauf. Kommt ein Kind nicht, wird nachgefragt, ob es auch nicht in der Schule war. Wer zur Schularbeitenhilfe muss oder an bestimmten Angeboten teilnimmt, weiß der Springer. Und Kinder die alleine nach Hause oder zu Vereinsaktivitäten gehen dürfen, werden rechtzeitig auf den Weg geschickt. Zur Unterstützung seiner Tätigkeit wurde im vergangenen Jahr ein elektronischer Timer getestet, in welchen Zeitpunkte eingespeichert sind. Mit einem Signalton und einer kurzen Nachricht wird der Springer erinnert, wer jetzt wohin los muss. Dieser Timer hat sich als große Hilfe erwiesen und wird ab Sommer 2010 in allen Einrichtungen eingeführt.

Folgende Listen pflegt der Springer während seiner Arbeitszeit:

  • Anwesenheitsliste (Übersicht aller Kinder)
  • Draußenliste
  • Teilnehmerliste für die jeweiligen Angebote

Für Programmänderungen aller Art: das Mitteilungsbuch

Fast jeden Tag gibt es Besonderheiten, welche uns von den Eltern mitgeteilt werden: ob Susi heute von Onkel Michael abgeholt wird oder Berkan schon um 15 Uhr zum Fußballtraining soll. Für alle Terminänderungen und Anweisungen dieser Art gibt es das Mitteilungsbuch. Eltern sind angehalten, ihre Ansagen selber hinein zu schreiben und einem Mitarbeiter Bescheid zu geben. Dadurch bekommen wir eindeutige Absprachen und keine Änderung des sonst üblichen Ablaufs wird nur mit einem Ohr aufgeschnappt und dann fehlerhaft wiedergegeben. Das Mitteilungsbuch liegt daher auch immer gut sichtbar auf dem Plaudertisch und ist für jeden einsehbar

Nur für Mitarbeiter: das Dienstbuch

Während das Mitteilungsbuch den elterlichen Anliegen vorbehalten ist, kommen in das Dienstbuch alle pädagogisch relevanten Informationen und Besonderheiten der internen Organisation. Abweichungen vom Dienstplan, welche Kinder aus welchen Gründen nicht kommen und vor allem die Informationen von Erziehern an Erzieher im Sinne einer schriftlichen Übergabe. Das Dienstbuch ist nicht öffentlich, denn hier steht dann auch schon mal drin, ob ein Kind einen besonders schlecht gelaunten Tag hat oder Dinge, die nicht jeden etwas angehen. Dies geht also die Eltern auch nichts an und wird im Sinne der Schweigepflicht vertraulich behandelt.